Lô 15 V6B phố Victoria, khu đô thị Văn Phú, Phú La, Hà Đông, Hà Nội

HORENSO - VĂN HÓA ĐẶC TRƯNG CỦA NGƯỜI NHẬT

31/08/2020 10:40 Văn hóa Nhật Bản

Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, bạn sẽ biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia. Nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp và hiệu quả. Cùng tìm hiểu quy tắc này có những điểm gì đặc sắc nhé. Horenso là gì? Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Báo cáo Renraku: Trao đổi Sodan: Bàn bạc

Nghĩa là trong công việc, cấp dưới phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, thường xuyên bàn bạc, trao đổi với đồng nghiệp. Và cuối cùng là nhân viên phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm điều gì đó. Tóm lại Horenso nghĩa là nhân viên phải chủ động trong công việc.

Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku – Báo cáo, Renraku – Trao đổi, Sodan – Bàn bạc
Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku – Báo cáo, Renraku – Trao đổi, Sodan – Bàn bạc

1. Hokoku: Báo cáo

 

Báo cáo nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong phương pháp làm việc nhóm Horenso. Nếu không nhận được báo cáo từ bạn, cấp trên của bạn sẽ rất lo lắng, bởi không biết công việc của bạn đang diễn biến ra sao. Tốt nhất bạn nên chủ động báo cáo trước, đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn rằng: “Công việc thế nào rồi?”. Đó chính là điều sếp thích nhất ở cấp dưới của mình. Nhưng vấn đề là phải báo cáo điều gì, thời điểm và cách thức báo cáo như thế nào là đúng?

 

Thời điểm báo cáo:

  •     Khi kết thúc công việc được giao (sớm hạn hay đúng hạn). Nếu trễ hạn, phải báo cáo ngay.
  •     Với những công việc có hạn dài: bạn nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc để sếp định trước những công việc tiếp theo.
  •     Nếu có bất kì thay đổi gì, đặc biệt là sự cố trong quá trình thực hiện công việc để tìm hướng giải quyết.
  •     Khi bạn thu thập được thông tin gì mới.
  •     Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.

Phương pháp báo cáo tốt:

  •     Định kì, chính xác, đầy đủ.
  •     Tin xấu báo trước.
  •     Văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.
  •    Thông tin có tuyển chọn và phân tích, tư vấn giải pháp.
  •     Có thể báo cáo bằng miệng trong trường hợp khẩn cấp.

Phương pháp báo cáo không tốt:

  •     Bác cáo ngẫu hứng, thiếu chính xác, ít thông tin.
  •     Tin tốt báo trước
  •     Văn phong thiếu tôn trọng người nhận tin.
  •     Thông tin mang tính thống kê, chỉ hỏi và tham khảo.

2. Renraku: Liên lạc

Dùng để chia sẻ thông tin với người trên cấp, đồng cấp, dưới cấp hoặc các bộ phận khác, giúp cho mọi người hoặc các bộ phận có thể phối hợp làm việc hiệu quả hơn.

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc vì việc này luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?

Hãy nói “xin lỗi”, đó chính là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. Ví dụ như: “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Phương pháp liên lạc tốt:

  •     Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết nhanh và kịp thời (realtime), quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt).
  •     Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.
  •     Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau,… thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc không tốt:

  •     Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.
  •     Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.
  •     Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và điều chỉnh thời gian.
  •     Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau.
  •     Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin.
  •     Ít người biết, làm ngẫu hứng.

Ngoài ra, cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc bản tin nội bộ công ty cũng là cách thức liên lạc tốt. Những công viêc liên quan tới cải tiến chất lượng công việc, rút kinh nghiệm lần sau… thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc bản tin nội bộ công ty cũng là cách thức liên lạc tốt
Cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc bản tin nội bộ công ty cũng là cách thức liên lạc tốt

3. Sodan: Bàn bạc

 

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

 

Cách bàn bạc tốt:

  •     Đông người, nhiều cá tính, phong cách.
  •     Ghi nhận các ý kiến.
  •     Khuyến khích nói.
  •     Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt.
  •     Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định.

Cách bàn bạc không tốt:

  •     Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau.
  •     Không ghi nhận.
  •     Bác bỏ ngay lập tức.
  •     Không ai biết mục đích.
  •     Không ra quyết định cuối.
  •     Mỗi người làm một hướng.

Bất kì tổ chức nào của Nhật Bản cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso, vì nó giúp ngăn ngừa rủi ro một cách có hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Hãy áp dụng phương pháp này vào doanh nghiệp của bạn và phát triển chất lượng nguồn lực hơn nhé. Chúc bạn thành công.

Tin mới nhất

PHẢN ỨNG CỦA THẾ GIỚI TRƯỚC ...

Phản ứng của thế giới trước tin Thủ tướng Abe từ chức Hôm 28.8, Thủ tướng Nhật ...

VÌ SAO BỮA ĂN TRƯA CỦA TRẺ EM ...

Bữa ăn trưa của trẻ em Nhật Bản được cả thế giới khen ngợi. Trẻ em là niềm hy ...

Ý NGHĨA VÀ VẺ ĐẸP CỦA SẮC HOA ...

Mỗi mùa xuân về, hàng ngàn du khách khắp nơi trên thế giới kéo về Nhật Bản - xứ ...

Tiêu Điểm

HORENSO - VĂN HÓA ĐẶC TRƯNG ...

HORENSO - Văn hóa đặc trưng của người Nhật

VĂN HÓA TRONG (UCHI) - NGOÀIi ...

Văn hóa Uchi-Soto trong ứng xử của người Nhật Uchi-soto trong tiếng nhật là sự ...

Thong ke